Glossário - Principais Conceitos e Práticas da BMP

ÍNDICE

A

Abrangência - Em desenvolvimento de projetos, denota o tamanho do projeto em termos de alcance, quantidade e profundidade dos resultados que se pretende adquirir, valor dos recursos a serem investidos, etc.
Ação - Conjunto de atividades ou tarefas que levam a um resultado observável ou a um evento que pode ser dado como realizado em um plano de ação .
Acompanhamento ou Monitoramento de projeto - Parte indispensável da gestão de projetos, constituindo o processo de acompanhamento contínuo, sistemático e detalhado de todas as ações programadas que procura verificar se a implementação do projeto está sendo feita conforme o planejado e se os produtos ou serviços estão sendo entregues ou realizados da forma esperada.
Análise de risco - Avaliação dos efeitos de hipóteses condicionantes no desenvolvimento do projeto.

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B

Banco de dados - Coleção organizada de dados e informações que possa atender às necessidades de muitos sistemas e que estabelece relações naturais entre dados e informações.
Baseline - Diagnóstico e definição da situação inicial dentro do qual se realizará alguma intervenção, visando melhorias ou solução de problemas; também denominado de “linha de base”.
Benchmarking - É a busca das melhores práticas num determinado setor de atividade que conduzem à melhoria de desempenho de uma organização. Seu propósito é estimular e facilitar as mudanças organizacionais e a melhoria de desempenho das organizações através de um processo de aprendizado com as melhores práticas conhecidas. O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional muito grande junto às equipes.
Brainstorming - Técnica de trabalho em grupo que estimula a criatividade, muito útil para a geração de idéias que, isoladamente ou associadas, permitem a identificação de causas e efeitos e, eventualmente, até a solução parcial ou total de um problema. Basicamente, consiste na produção do maior número possível de idéias através da participação espontânea e irrestrita dos membros do grupo.

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C

Caminho crítico - Num diagrama de rede de tarefas (PERT), é a sequencia de atividades mais longa do início até o término do projeto, que leva em conta todas as dependências entre as tarefas. Possibilita identificar um conjunto de atividades ou tarefas críticas do projeto, ou seja, aquelas em que, se houver atraso, provocam atraso na execução de todo o projeto. Portanto, o caminho crítico representa o tempo mínimo possível de duração de um projeto.
Ciclo de vida de um projeto - A condução de projetos, como um tipo de processo de gerenciamento, se desenvolve seguindo um ciclo de cinco fases: inicialização, planejamento, execução, controle e encerramento.
Competências - Em gerenciamento de projetos, é o conjunto de conhecimentos de uma pessoa e a capacidade de sua aplicação adequada. Traduz as responsabilidades atribuídas a uma pessoa ou grupo de pessoas. Em termos educacionais, é a capacidade de mobilizar conhecimentos para a solução original de problemas.
Confiabilidade - Em pesquisa, significa que os métodos utilizados garantem a imparcialidade da informação. Se o estudo fosse repetido nas mesmas condições, os resultados seriam similares.
Controle de Projeto - É uma das cinco fases do ciclo de vida de um projeto onde se deve definir o modelo gerencial, estabelecer instrumentos de controle, preparar relatórios de progresso, rever cronograma e adotar ações corretivas.
Critério - Regra ou padrão pelo qual as alternativas são pontuadas ou hierarquizadas, possibilitando a escolha daquela mais eficaz ou desejável.
Cronograma - Representação gráfica da linha de tempo do projeto, com detalhamento de início e fim de atividades e tarefas, atribuição de responsáveis, etc. É o mesmo que “Gráfico de Gantt”.

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D

Desempenho - Diz respeito à execução de um trabalho, atividade ou tarefa que exige competência e/ou eficiência. Assim, um bom desempenho de um processo denota que algo está sendo realizado com eficiência, de forma produtiva, com acerto, agilidade, conforme objetivos estabelecidos.
Diagrama - Representação gráfica de determinado fenômeno, processo ou relação entre elementos de um sistema ou organização.
Documentação - Coleção e registros sistemáticos de informações relevantes para o projeto, seja em forma de relatório ou não. A documentação serve para a produção e distribuição de informações específicas, assim como registro de todos os acontecimentos importantes durante o ciclo de vida do projeto.

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E

EAP - Estrutura Analítica do Projeto, também conhecido pela sigla WBS, derivada da expressão em inglês “Work Breakdown Structure. A EAP é uma estrutura hierárquica na qual o projeto é dividido em atividades cada vez menores e mais simples, até chegar ao nível de tarefas executáveis (pacotes de trabalho).
Eficácia - Fazer uma coisa com eficácia significa fazer o que deve ser feito, fazendo a coisa certa. Expressa o grau com que são atingidas as expectativas de alguém (um cliente de uma organização, por exemplo). A eficácia é uma medida do grau de sucesso de um projeto ou de um programa quanto à realização de seus objetivos.
Eficiência - Relação entre o volume de esforços e o nível de resultados alcançados, representando quão bem se utilizam tempo e recursos para obter determinados resultados. Eficiência significa executar com qualidade o que foi planejado, otimizando processos, produzindo alternativas criativas, com salvaguarda de recursos e melhor custo benefício.
Efetividade - Termo utilizado na definição de Qualidade, vem da união dos termos "Eficácia" e "Eficiência".
Estratégia - Caminho escolhido para posicionar a organização de forma produtiva e garantir sua sobrevivência no longo prazo. É um conjunto de decisões que orientam a definição das ações a serem tomadas pela organização. As estratégias podem ser construídas ou conduzir a novos mercados, crescimento das receitas, redução de custos, aquisições, etc. As estratégias podem depender ou exigir que a organização desenvolva diferentes tipos de capacidades, tais como; agilidade de resposta, individualização, compreensão do mercado, rede de relacionamentos, inovação rápida, gestão tecnológica e gestão da informação.
Encerramento de projeto - É a última fase de um projeto, sendo realizada quando já se concluiu as atividades previstas, compreendendo várias tarefas, como: prestação de contas, consolidação de resultados e relatórios finais, atividades de avaliação e obtenção de indicadores de impacto, implementação de soluções, treinamentos, identificação e/ou proposição de novos projetos.
Entradas (Inputs) - As entradas de um processo ou de um projeto são os recursos humanos, recursos financeiros, bens materiais, insumos em geral, documentos, produtos resultantes de outros processos. São, geralmente, indicadores de que um ou mais tipo de processos deverão transformar estes recursos em produtos, ao agregar-lhes valor.
Escopo - Representa o conjunto de realizações que se pretende colocar sob a forma de um projeto; expressa o “tamanho” ou amplitude do projeto, estabelecendo o seu “raio de ação” ou “cobertura”.
Escopo do projeto - Expressa a “extensão” ou “amplitude” do projeto (em termos do que se pretende realizar, abarcar ou abranger), estabelece o seu “raio de ação” ou “cobertura”, definindo, portanto, seus “limites”. O “escopo” é, em síntese, a alma do projeto, porque expressa sua essência e identidade. É formado de: definição do problema; justificativa; objetivos; resultados esperados; e abrangência do projeto.
Estimativa - Cálculo antecipado de resultados quantitativos, geralmente aplicado aos custos, recursos e duração de um projeto.
Estrutura organizacional - Modo de arranjo das unidades e subunidades de uma organização, com previsão de atribuição de poder, responsabilidades e de instrumentos para o gerenciamento, envolvendo a tomada de decisões, o fluxo de informações e a distribuição de recursos.

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F

Facilitador - O mesmo que moderador. O papel do gerente de projeto é muitas vezes visto como o de facilitador.
Fluxograma - É uma representação esquemática de um processo, geralmente feita através de gráficos que ilustram de forma simples a transição de informações, documentos, etc., entre as instâncias que o compõem. Na prática, representa a documentação dos passos necessários para a execução de um processo qualquer.

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G

Gerenciamento por projetos - Abordagem sistêmica de gerenciamento de uma organização pela qual se organizam os processos gerenciais em projetos, utilizando instrumentos e técnicas de gerenciamento de projetos.
Gestão (ou gerenciamento) - É o processo, atividade, técnica e prática de conduzir uma ação, idéia, intenção ou organização na direção dos objetivos estabelecidos. Abrange múltiplos aspectos, com destaque para os papéis, as funções e os objetos (pessoas, instituições, materiais, bens e serviços).
Gestão de Projetos - É a ação, arte, técnica ou maneira de gerenciar, controlar ou conduzir as atividades de um projeto.
Groupware - É uma expressão que identifica um conjunto de recursos de tecnologias da informação e comunicação por meio dos quais as pessoas podem trabalhar em conjunto com diferentes formas de interação. São recursos que possibilitam o compartilhamento de informações, dados, experiências, além de automatizar diversas atividades e superar problemas de diferenças de localização geográfica e temporal entre pessoas de uma equipe.

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H

Hipótese condicionante - Refere-se a eventos cuja ocorrência eventual modifica o curso de ações, processos, produtos ou resultados de um projeto. Neste sentido, uma hipótese condicionante refere-se a um risco cujas consequências devem ser explicitadas no plano de projeto. Por exemplo: uma hipótese condicionante para o início de um projeto é, geralmente, a disponibilização e alocação de recursos financeiros e definição de equipes de trabalho.

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I

Impacto - Impacto é o resultado estendido do projeto (vai além da sua conclusão) e pode sofrer influência de outros projetos correlatos. Os impactos estão associados à realização do objetivo geral do projeto.
Incerteza - É uma característica de todo projeto e se refere à probabilidade de atingir os objetivos e resultados esperados e às condições de realização de projetos.
Indicador - Um indicador é uma definição de medida de desempenho estabelecido (de forma consensual) para obter uma maneira de avaliar em que medida uma atividade está ocorrendo ou produzindo os efeitos esperados.
Indicador de desempenho - É uma medida (em geral quantitativa) que identifica características de impactos, resultados, saídas, processos e entradas de um projeto. São medidas que descrevem quão bem um projeto está cumprindo seu Plano de Ação e alcançando seus objetivos.
Informação - É o resultado de dados interpretados e colocados em determinado contexto (de um projeto, por exemplo). A transformação de um dado em informação depende não somente do uso que se quer fazer dele mas também do contexto (p. ex., conceitos relacionados) que afeta sua interpretação.
Instrumento (de gerenciamento) - Ferramenta que faz parte de um método de trabalho ou um procedimento e é aplicada com determinada técnica

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J

Justificativa do projeto - Procura esclarecer as razões ou o porquê se pretende realizar aquilo que está apresentado nos objetivos do projeto.

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L

Liderança - Habilidade de direcionar e coordenar a ação de várias pessoas para a realização de um objetivo.

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M

Marco - Um marco (ou evento) é um ponto do projeto que deve ser verificado ou avaliado. O mesmo que milestone.
Matriz de Planejamento de Projeto - Estruturação dos elementos mais importantes de um projeto e que permite a sua apresentação sistemática, lógica e sucinta. Também chamada Quadro Lógico.
Matriz de Resultados e Produtos - Quadro com resumo dos resultados esperados e produtos de um projeto.
Meta - Ponto ou objetivo a ser atingido em determinada medida e prazo. Enquanto o objetivo apenas explicita o propósito, intenção ou fim que se deseja alcançar, a meta quantifica e define um prazo. Uma meta é um objetivo quantificado a ser atingido dentro de um prazo especificado.
Metodologia do Quadro Lógico - O Quadro Lógico (Logical Framework ou Log Frame) é uma metodologia que tem sido utilizada tanto para o planejamento como para o monitoramento e avaliação de projetos. Uma de suas características importantes é a de reunir, em um único quadro, a visão geral e os principais elementos da estrutura de um projeto.
Milestone - Ver "Marco".
Modelo - Descrição esquemática das características de um sistema, uma teoria ou um fenômeno. A abstração e simplificação da realidade visam facilitar a sua compreensão.
Monitoramento - Monitoramento é o acompanhamento das ações de um projeto por meio da leitura de seus indicadores de entrada, de processo e de saída, com especial interesse em melhorar sua eficiência.
Monitoramento - Acompanhar e verificar alguma coisa, especialmente dados obtidos por algum sistema de medição; acompanhar o comportamento de processos ou sistemas, visando detectar desvios em relação ao plano inicial.

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N

Negócio - Refere-se a pessoas que interagem para executar um conjunto de atividades de entrega de valor a clientes a gerar retorno de investimento a partes interessadas.

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O

Objetivo - É a expressão de um propósito, intenção ou fim que se deseja alcançar por meio da realização de um projeto.
Objetivo específico - É uma declaração de caráter bem definido sobre o que se pretende realizar para alcançar aquilo que está expresso no objetivo geral.
Objetivo geral - É uma declaração de caráter geral e abrangente que expressa a intenção de resolver o problema ou necessidade que está descrita na situação geradora do projeto. Assim, o objetivo geral expressa a razão de ser do projeto, ou seja, refere-se ao para quê o projeto será implementado.
Organização funcional - Modelo de organização no qual as pessoas se agrupam conforme as atividades e funções que exercem, formando setores, divisões e departamentos, exercendo atividades de rotina, cumprindo funções e responsabilidades bem delineadas.
Organização matricial - Estrutura que visa otimizar o aproveitamento de especialistas distribuídos em departamentos funcionais da organização em torno de uma finalidade comum, como um projeto. Os membros da equipe são coordenados por um gerente de projeto e são mantidos os vínculos com o departamento funcional de origem.
Organograma - Quadro representativo de uma organização ou serviço que indica os arranjos e inter-relações de suas unidades constitutivas e o limite de cada uma delas.

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P

Pareto - Princípio de Pareto: este princípio foi estabelecido em 1897 pelo economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923), segundo o qual 80% do que uma pessoa realiza no trabalho vêm de 20% do tempo gasto nesta realização. Esse princípio é também conhecido como regra 80/20, devido ao fato da proporção 80%/20% ser observada em diversas atividades.
Pesquisa - Atividade que tem como finalidade a produção de um conhecimento.
Planejamento - Uma das fases do ciclo de vida de um projeto na qual predominam as atividades de detalhamento dos planos operacionais e organização da equipe do projeto.
Plano de ação - É um documento que apresenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que serão mobilizados para a execução daquilo que foi expresso no escopo do projeto. O Plano de Ação de um projeto especifica ações, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados, tendo em vista maximizar a eficiência na realização dos objetivos do projeto.
Plano de controle e avaliação - É o documento que apresenta, de forma estruturada, todos os procedimentos necessários para acompanhamento e avaliação sistemática da execução do projeto e dos resultados alcançados. Este plano estabelece procedimentos para realizar observações e verificações das condições em que se encontra o projeto, em pontos estratégicos ao longo de sua execução. Permite também avaliar em que medida os resultados esperados estão sendo alcançados.
Plano de projeto - É um documento que apresenta toda a concepção, fundamentação, planejamento e meios de acompanhamento e avaliação do projeto. No modelo Skopos, o Plano de Projeto é constituído pelo Escopo, Plano de Ação e Plano de Monitoramento e Avaliação.
Problema gerador - Refere-se ao problema ou situação observada em uma organização ou sistema educacional que pode ser tomado como ponto de partida para a formulação de um projeto, tendo em vista a busca de soluções para o mesmo.
Processo - Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Essa transformação deve agregar valor na percepção dos clientes do processo e exige um conjunto de recursos. Os recursos podem incluir pessoas, recursos financeiros, conhecimentos, instalações, equipamentos, métodos e técnicas, numa sequencia de etapas ou tarefas. O processo poderá exigir que a sequencia de etapas seja documentada por meio de especificações, de procedimentos e de instruções de trabalho, com etapas de medição e controle bem definidas.
Processo gerencial ou operacional - Atividade operacional para gestão administrativa e de produção de bens/serviços apropriados para o desempenho estratégico desejado.
Processo produtivo - Conjunto das práticas, dos meios e recursos para a produção de bens e serviços (produtos), envolvendo a integração de funções gerenciais e produtivas, a partir de procedimentos, instrumentos, equipamentos, recursos (financeiros, humanos, matérias primas, água, energia, etc.), técnicas (habilidades humanas), tecnologia (combinação do trabalho e saber humano, meios e materiais, para saber o que fazer e como fazê-lo), entre outros.
Projeto - Empreendimento que tem por finalidade produzir algo novo, com início e fim definidos, conduzido em função de objetivos claros, em função de um problema, oportunidade ou interesse de um grupo ou uma organização. Podem ser classificados quanto ao tamanho, complexidade e grau de sua incerteza.
Projetos de Desenvolvimento (ou de Produto) - São projetos que ocorrem com a finalidade de produção ou implantação de novas atividades, serviços ou “produtos”. Exemplos de projetos deste tipo são: desenvolvimento de novos materiais didáticos; desenvolvimento de nova organização curricular; desenvolvimento de um novo curso; desenvolvimento de softwares educacionais, etc.
Projetos cesso de suporte - Processo que não está diretamente ligada à geração do produto ou serviço, mas, existe para possibilitar que processos primários possam ser realizados com o mínimo esforço possível, além de fornecer as condições operacionais necessárias com antecedência. Processos de suporte podem incluir infra-estrutura, recursos humanos, tecnologia, compras e qualidade.
Proposta de Projeto - É um documento inicial destinado à avaliação, por uma instância superior, das possibilidades e das vantagens de desenvolvimento de um determinado projeto.

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Q

Qualidade - Totalidade de características de uma entidade (atividade, processo, um produto, uma organização ou uma combinação destes), que lhe confere a capacidade de satisfazer as necessidades explícitas e implícitas dos clientes ou usuários de produtos ou serviços

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R

Rede de tarefas - É a representação lógica das tarefas que define a seqüência do trabalho a ser feito, tornando-se um recurso gráfico muito útil para acompanhamento e controle de um projeto. Ver “caminho crítico”.
Relatório Final - Contém uma breve história do projeto e uma avaliação final de desempenho em suas diversas instâncias.
Rolling wave planning - Planejamento em ciclos progressivos: expressão utilizada para designar o detalhamento crescente das atividades de um projeto, à medida que estão mais próximas de sua execução.

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S

Sistema - Conjunto de itens (componentes, partes, elementos) que interagem entre si, formando um todo unificado para cumprir um objetivo comum ou realizar uma determinada função.
Sistema de gerenciamento - Conjunto de estruturas organizacionais, instrumentos gerenciais e procedimentos administrativos que definem como uma organização ou um projeto é gerenciado.
Sistema de informações - Processo estruturado e interativo que envolve pessoas, máquinas e procedimentos, desenhado para transformar dados em informações.
Sistema de iInformações gerenciais - O processo, estruturado e interativo, que envolve pessoas, máquinas e procedimentos, desenhado para transformar dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da organização. O processo inclui a coleção, o registro, a seleção e distribuição de informações pertinentes para as partes interessadas.
Stakeholders - Conjunto de pessoas ou organizações que têm interesse na realização de um determinado projeto

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T

Tarefa - Unidade coerente e lógica de trabalho em um projeto, que não é muito grande ou muito pequena para ser acompanhada. Pacotes de trabalho.

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V

Visão - Estado que a organização deseja atingir no futuro. A visão tem a intenção de propiciar o direcionamento dos rumos da organização. A visão é o fator de motivação que mantém a organização no caminho da realização de seus objetivos e metas de longo prazo. É composta pela Ideologia Central (Missão e valores básicos) e pela Visualização do Futuro (Supermeta e Descrição vivida do estado que se deseja alcançar).

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W

WBS (Work Breakdown Structure) - Metodologia estabelecida para o desdobramento do projeto em ações, atividades e tarefas, denominada Estrutura de Desdobramento do Trabalho. Ver ”EDT”.