Manual da videoconferência: saiba como proceder em uma reunião virtual
As reuniões por videoconferência vêm se tornando cada vez mais comuns no dia a dia de trabalho dos fazendários. Isso porque as soluções tecnológicas disponíveis na Secretaria da Fazenda, que contam com inúmeras possibilidades, têm funcionado de forma eficiente, otimizando o trabalho dos setores. Mas alguns aspectos técnicos, relacionados a questões como pontualidade e organização, devem ser observados pelos organizadores das reuniões e pelos participantes. Confira, no vídeo da TV Sefaz da Gente, algumas dicas que devem ser seguidas em uma videoconferência. Assista aqui.
O material foi divulgado por e-mail enviado para toda a Secretaria da Fazenda pela Assessoria de Comunicação (Ascom), junto com um Manual, elaborado com a colaboração do fazendário Rogério Peres, da DTI/Gepin. Confira abaixo:
Aspectos de pontualidade e organização:
- Sempre responda à convocação para uma reunião, aceitando, recusando ou propondo um novo horário;
- Esteja presente no horário de início da reunião;
- Se a presença de um dos participantes não é imprescindível, o organizador deve colocá-lo como opcional;
- O organizador deve preparar previamente e ter em mãos todos os materiais necessários para a reunião;
- Toda reunião deve ter uma pauta acompanhando o convite;
- O organizador deve dimensionar o tempo necessário para as discussões;
- Ao final da reunião, deve ser feito um resumo das decisões tomadas e compromissos assumidos;
- O horário de término da reunião deve ser respeitado;
- Deve ser evitado o sequenciamento de reuniões sem intervalos entre uma e outra;
- Se algum motivo impedir a reunião de acontecer, ela deve ser cancelada e/ou transferida o mais breve possível;
- Se por algum motivo a reunião for atrasar, o comunicado deve ser feito o quanto antes para que os participantes se reprogramem;
- Se, depois do convite aceito, surgir um impedimento para a participação, o convidado deve avisar o mais cedo possível;
Aspectos técnicos pessoais:
- Fique em um local o mais silencioso possível;
- Deixe o microfone no mudo sempre que não estiver falando;
- Não deixe a câmera contra a luz, para não escurecer a imagem;
- Tente deixar alguma luz à frente do seu rosto, para melhorar a qualidade da imagem;
- Deixe sempre a sua câmera ligada, para que todos possam te visualizar e interagir com você;
- Não utilize figuras ou emojis no lugar da sua imagem;
- Utilize roupas adequadas ao ambiente de trabalho.
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