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DTI sugere uso do OneDrive para armazenar arquivos
Ferramenta, que integra o pacote do Office 365, permite sincronizar dados entre o computador pessoal e a nuvem, possibilitando o acesso de praticamente qualquer lugar.
Diante da necessidade de execução de trabalho via home office ocasionada pelas medidas de distanciamento social adotadas na Sefaz durante o período de pandemia, a Diretoria de Tecnologia da Informação (SGF/DTI) está sugerindo aos fazendários a utilização do OneDrive, ferramenta que integra o pacote do Office 365, responsável por sincronizar arquivos entre os computadores pessoais e a nuvem de armazenamento de dados da Secretaria.
Entre as vantagens do uso deste mecanismo estão o acesso aos arquivos de qualquer lugar, via computadores ou via dispositivos móveis como tablets e celulares, e a possibilidade de compartilhar os arquivos com outras pessoas da própria Sefaz e mesmo de outros órgãos ou de fora da Secretaria.
De acordo com a DTI, todos os usuários que possuem conta de e-mail da Sefaz têm direito a usar o OneDrive, observando o tipo de licença que recebem no momento de seu cadastramento como usuário da rede . A capacidade de armazenamento varia com o tipo de licença que cada servidor obtém. Usuários com licença F1 possuem 2 GB de espaço disponível. Usuários com licença E1 têm 1 TB de espaço à disposição e usuários com licença E3 possuem espaço superior a 1 TB. “No momento em que foi feita a adoção do Office 365, foram definidos os critérios para utilização das diversas licenças, considerando o cargo, o tipo de trabalho, necessidades de recursos específicos, dentre outros”, explica o gerente de Serviços de TI, Marcus Senna.
Segundo Senna, há duas formas de acesso ao OneDrive. A primeira delas é a partir de um navegador (Chrome, Internet Explorer, etc.), pelo site https://onedrive.live.com/about/pt-br/signin/, informando o endereço de email da Sefaz e a senha da rede. A outra é sincronizando os arquivos do site com uma pasta no computador do usuário (tanto no do trabalho quanto no pessoal). “Fazendo isso, arquivos salvos e alterados em um computador são automaticamente copiados para a nuvem e para os demais computadores que possuam o OneDrive daquele usuário instalado, dispensando o uso de pendrives e CDs ou DVDs para copiar arquivos de um lugar para o outro”, explica.
Marcus Senna informa ainda que arquivos gerados por qualquer um dos sistemas da Sefaz podem ser armazenados. O OneDrive funciona como uma pasta da rede, armazenada com segurança na nuvem e sincronizada nos computadores que o usuário definir. A ferramenta de armazenamento possibilita ao usuário utilizar o OneDrive para gravar arquivos que apenas ele próprio utiliza, mas também permite que outras pessoas possam ter acesso esporádico. Em casos de arquivos que são costumeiramente utilizados e alterados por mais de uma pessoa no setor, a DTI recomenda que se use o Microsoft Teams.
A GSETI pode auxiliar na criação de equipes e canais para que os usuários possam trabalhar colaborativamente, compartilhando e editando arquivos. A partir da nuvem é possível obter, por exemplo, sugestões de design e escrita, além de modelos, fotos, ícones e fontes no Word, Excel e PowerPoint, salvar arquivos em pastas do OneDrive e acessá-los de plataformas fixas ou móveis.
Além destas possibilidades, a Gseti destaca ainda que os arquivos estão protegidos com a detecção e a recuperação de ransomware, que são programas maliciosos que sequestram aquivos dos usuários. Outras vantagens apontadas incluem a obtenção do acesso a novos recursos assim que eles forem lançados, e a existência de histórico de versão, com versões online, que podem ser restauradas. Com o OneDrive é possível ainda carregar arquivos e depois compartilhá-los. Ao compartilhar um arquivo editável (Word, Excel), ele pode ser editado ao mesmo tempo por outras pessoas.
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